jueves, 13 de diciembre de 2012

Utilización de símbolos para personalizar formatos

En Excel 2010, utilizando Formato condicional, es muy fácil asociar símbolos de diferentes formas y colores a las celdas según sus valores. Combinando varios formatos condicionales y utilizando Formato personalizado, podemos conseguir que los valores numéricos también cambien de color. Por ejemplo, en la lista de resultados del Gran Premio de Australia de F1 del año 2009, hemos añadido una columna para calcular, al final de la carrera, los puestos que adelantó cada piloto con respecto a su posición en la parrilla de salida.

El ejercicio lo resolveremos por tres métodos distintos (en la figura, son las columnas etiquetadas como Uno, Dos y Tres). Los pilotos que terminaron la carrera en el mismo puesto que tenían en la parrilla de salida están marcados en marrón; los que avanzaron algún puesto están en verde; y los que se retrasaron, aparecen en rojo.
 
Primer método: Formato condicional (no funciona en Excel 2003)
 
En J4:
=H4-B4    (Copiamos la fórmula hasta la fila 23)
 
Seleccionamos J4:J23, accedemos a Inicio + Formato condicional + Nueva regla y elegimos Aplicar formato a todas las celdas según sus valores. Rellenamos el cuadro de diálogo con estos valores:
 
El resultado será:
 
Para que los números queden del mismo color que las flechas podemos utilizar el formato condicional o el personalizado. Por el momento, seguiremos usando el condicional y dejaremos el personalizado para otro caso.
 
Volvemos a seleccionar J4:J23 y accedemos a Inicio + Formato condicional + Administrar reglas. Hacemos clic en Nueva regla y elegimos Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato. La fórmula que pondremos será: =J4=0
 
Pulsamos el botón Formato y, en el apartado Color de la pestaña Fuente, seleccionamos un color anaranjado. Terminamos pulsando Aceptar para pasar al siguiente formato.
 
Volvemos a pulsar Nueva regla, ponemos la fórmula: =J4>0 y elegimos una fuente de color verde. Para terminar, pulsamos de nuevo en Nueva regla, ponemos la fórmula: =J4<0 y seleccionamos la fuente roja.
 
Han sido necesarios cuatro formatos condicionales.
 
 
Segundo método: Formato personalizado (vale para cualquier versión de Excel)
 
En L4:
=H4-B4    (Copiamos la fórmula hasta la fila 23)
 
Necesitamos tres símbolos de tipo flecha; por ejemplo, de la fuente Arial podemos sacar ▲, ▼ y ►. Lo más cómodo es usar una calda vacía y colocar en ella los tres símbolos. Se hace así:
  • Hacemos clic en Q1 (vale cualquier celda vacía) y le aplicamos la fuente Arial.
  • Accedemos a Insertar + Símbolo y elegimos fuente Arial.
  • Hacemos doble clic en cada uno de los tres símbolos (o elegimos Insertar) y pulsamos Cerrar. En Q1 aparecerá: ▲▼►.
  • Nos ponemos en Q1 y pulsamos Ctrl + C para copiar los tres símbolos en el portapapeles. Ya estamos preparados para el siguiente paso.
Seleccionamos L4:L23 y pulsamos Ctrl + 1 para entrar en Formato de celdas. En la pestaña Número, elegimos la opción Personalizada y, en Tipo,  ponemos: [Verde]"▲ "0;[Rojo]"▼ "-0;[Color45]"► "0;
 
Lógicamente, los símbolos copiados en el portapapeles son para insertarlos en los lugares correspondientes del formato. Cuando tengamos que escribir uno de ellos, pulsamos Ctrl + V y se insertarán los tres. Luego, tendremos que eliminar los que sobren.
 
Para finalizar, borramos los símbolos de la celda Q1.
 
Tercer método: Formato condicional + 2 columnas (vale para cualquier versión de Excel)
 
En este método, los números y los símbolos van en celdas separadas. Podemos poner diferentes símbolos extraídos de distintas fuentes en una zona vacía de la hoja y utilizar los que queramos. Por ejemplo, en Q4:T6 ponemos:
 
Para insertar estos símbolos, a las celdas R6:T6 debemos ponerles formato Wingdings 3, ya que de no hacerlo, se insertará un carácter distinto. Lo mismo vale para los otros rangos.
 
Si vamos a usar los símbolos de la fuente Wingdings 3, al rango N4:N23 deberemos asignarle fuente Wingdings 3.
 
En O4:
=H4-B4     (Copiamos la fórmula hasta la fila 23)
 
En N4:
=ELEGIR(SIGNO(O4)+2;$S$6;$T$6;$R$6)     (Copiamos la fórmula hasta la fila 23)
 
La función SIGNO devuelve -1 (si el número es negativo), 0 (si es cero) ó 1 (si es positivo). Añadiéndole 2, nos aseguramos que SIGNO(O4)+2 sea 1, 2 ó 3. La función ELEGIR comprueba el valor de SIGNO(O4)+2 y devuelve el símbolo de S6 (si es 1), de T6 (si es 2) o de R6 (si es 3).
 
Para poner el color, seleccionamos N4:O23 y accedemos a Inicio + Formato condicional + Nueva regla. Siguiendo el procedimiento descrito en el primer caso, creamos las siguientes condiciones:
 
Si preferimos usar los símbolos de la fuente Wingdings tendremos que poner formato Wingdings en el rango N4:N23 y sustituir la fórmula de N4 por: =ELEGIR(SIGNO(O4)+2;$S$5;$T$5;$R$5)
 
Para los símbolos en Arial: =ELEGIR(SIGNO(O4)+2;$S$4;$T$4;$R$4)
 
 
 
 

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